במערכת הנהלת חשבונות של הכוורת CRM ניתן לנהל ולהפיק מסמכי רכישה באופן נוח וידידותי.
המערכת מאושרת על ידי רשויות המס וכל המסמכים חתומים דיגיטלית.
מודול הנהלת חשבונות זמין לשימוש ללקוחות הכוורת CRM לאחר ביצוע הרשמה חד פעמית בדרך מהירה ופשוטה, לפרטים לחץ כאן.

מדריך זה כולל את הנושאים הבאים (לסרטוני הדרכה לחץ כאן):

יצירת מכירה חדשה

הפקת מסמכי תשלום

דוגמאות לשורות מסמכים

 

 

 יצירת מכירה חדשה

1. בכרטיס הלקוח לחץ על מכירה חדשה (מוצג כאשר עוברים עם העכבר על כותרת מכירות אחרונות).

   

2. נפתח דף המכירה
   

3. דף המכירה בנוי משלושה אזורים:
   א. סוג המכירה – בלחיצה על החץ הסמוך לשם הלקוח ניתן לבחור לשנות את המכירה להצעת מחיר/השלמה/הקמת מינוי.
   ב. פרטי רכישה – מוצגים פרטים כללים, לרבות כתובת המייל אליה יישלח מסמך הרכישה(נלקח מכרטיס הלקוח), זמן התשלום (מיידי /שוטף פלוס), מטבע, שפת המסמך שיופק ללקוח. במידת הצורך ניתן לשנות פרטים אילו לצורך המכירה הרלוונטית.
   
   ג. פרטי מוצרים – להוספת מוצרים למכירה לחץ על כפתור , תיפתח שורה להכנסת פרטי המוצר.
   – יש להזין את פרטי המוצר על פי השדות המוצגים או לבחור מוצר מרשימת המוצרים שעודכנו מראש במערכת.
   – ניתן להוסיף הנחה באחוזים או בציון סכום ההנחה.
   -בלחיצה נוספת על כפתור , ניתן להוסיף שורת מוצר לפי הצורך.
   – למחיקת שורת מוצר יש ללחוץ על כפתור .
4. לחץ על כפתור שמירה לשמירת דף המכירה.
   הערה: כל עוד לא הופקו מסמכי תשלום במכירה, ניתן לבצע שינויים במרכיבי המכירה.

 

הפקת מסמכי תשלום

לאחר שמירת דף המכירה ניתן להפיק מסמכי תשלום.
בכל דף מכירה מפיקים את מסמכי התשלום הרלוונטיים למכירה, לדוגמה: הפקת חשבונית מס ואחריה קבלה.
הערה: בטרם הפקת מסמך תשלום מומלץ לוודא פרטיו. מרגע שמסמך הופק, לא ניתן לשנות, לערוך או למחוק אותו.

1. לחץ על כפתור  להוספת שורה.
   

2. בחר את סוג מסמך תשלום מרשימת המסמכים. תאריך יוגדר של אותו יום, אלא אם ייבחר תאריך אחר. סכום המכירה המלא יחושב באופן אוטומטי למסמך, אלא אם הוזן סכום לאחר סימון הראה שדות נוספים.
3. לחץ על כפתור לעריכה (כגון הוספת הערות למסמך או ביטול שליחת המסמך הנוכחי בדוא”ל ללקוח) או על כפתור  לתצוגה מקדימה.
4. להפקת המסמך לחץ על כפתור,
   מסך ההפקה יציג תהליך ובו נעשית הפקת המסמך, חתימה דיגיטלית ושליחה למייל של הלקוח (כפי שהוגדר בכרטיס).
   בטרם סגירת החלון, ניתן להוריד את מסמך המקור במידת הצורך, לאחר מכן ניתן יהיה להוריד רק מסמך נאמן למקור.
   הערה: מרגע שמסמך הופק, לא ניתן לשנות, לערוך או למחוק אותו.
   

• להפקת מסמך נוסף לאותה מכירה לחץ על כפתור , וחזור על שלבים 1-4.

• לסגירת חשבונית שהופקה, יש ללחוץ על כפתור  בשורת החשבונית ולבחור קבלה לסגירת המסמך.

הפקת מסמך זיכוי

• לזיכוי חשבונית מס יש ללחוץ על כפתור  בשורת חשבונית המס, ייפתח דף של חשבונית זיכוי. יש לוודא תקינות הפרטים ואחר כך להפיקו.
• לזיכוי קבלה יש ליצור קבלה נוספת במינוס (-): להוסיף באותה מכירה שורת מסמך מסוג קבלה ואת ערכי התקבולים לציין עם סימן – (מינוס) הן בשורת הקבלה והן בעריכת התקבולים, יש לוודא תקינות הפרטים ורק אחר כך להפיקו.
  
• לזיכוי חשבונית מס/קבלה יש לבצע זיכוי של חשבונית מס וכן זיכוי של קבלה, כפי שצויין מעלה.
  הערה: ניתן לרשום בהערות המסמכים (לחיצה על עריכה בטרם ההפקה) תיעוד סיבת הזיכויים והערות נוספות.

 

 דוגמאות

א. דוגמה להפקת חשבונית מס ואחריה הפקת קבלה:

1. בעת הפקת מסמך מסוג חשבונית מס סטטוס המסמך הינו פתוח, ויתרה לתשלום מתעדכנת בהתאם לסכום.
2. לאחר שיש חשבונית מס במערכת, ניתן ליצר קבלה על ידי לחיצה על כפתור  לסגירת מסמך בשורת חשבונית המס.
   יפתח דף הקבלה, בו יש להזין את פרטי התקבולים. לוודא תקינות המסמך ואחר כך להפיקו.
3. בעת הפקת קבלה עם תשלום מלא על המכירה, סטטוס המסמכים הופך לסגור, והיתרה לתשלום מתאפסת.

הערה: כאשר מפיקים מסמך מסוג חשבונית מס/קבלה, יש ללחוץ על כפתור לעריכת המסמך והזנת התקבולים, טרם הפקתו. המסמך נסגר עם ההפקה והיתרה לתשלום מתעדכנת.

במידה וסמל העין  בשורת מסמך התשלום שהופק מוצג בצבע ירוק, ניתן לדעת שהלקוח אליו נשלח המסמך אכן קרא אותו. במעבר עם העכבר על הסמל יוצג מועד קריאת המסמך על ידי הלקוח.

ב. דוגמה למכירה עם תשלום חלקי

1. במידה ומפיקים קבלה עם תשלום חלקי, סטטוס חשבונית המס יהפוך לסגור חלקית והיתרה לתשלום תתעדכן בהתאם.
2. בעת הפקת קבלה נוספת על סך היתרה, יתרת המכירה תתאפס. יש לעדכן את סטטוס חשבונית המס לסגור.

   

ג. דוגמה למכירה עם זיכוי:

במידה ויש מכירה עם חשבונית מס וקבלה שאנו רוצים לזכות, יש לעשות זיכוי לחשבונית המס וכן קבלה במינוס.

סרטוני הדרכה: