במידה ולא מותקנת במחשבכם תוכנת מייל, ניתן להתקין תוסף של כרום (לדוגמה  Mailto For Gmail), היודע לפתוח כתובת מייל בג’ימייל.

בהגדרת משתמשים המייל משמש לאבטחת נתונים, במקרים ששכחנו סיסמה חשוב שיהיה לכל אחד מייל משלו. 
אם רוצים להגדיר את תיבת הדואר האלקטרוני ממנה ישלחו מיילים, יש להגדיר זאת ב”חשבון” > “הגדרות חשבון” > “הגדרות דואר”

יש לוודא כי הגדרתם במערכת את כתובת הדואר האלקטרוני שלכם, בלי זה לא יהיה ניתן לשלוח מיילים:
חשבון—הגדרות חשבון—הגדרות דואר

אפשר לכתוב שם באנגלית, אך חשוב לדעת שאתם עלולים להיחסם על ידי חלק ממפעילות הסלולר, כמו כן לא יהיה ניתן להשיב להודעה. לכן מומלץ תמיד להגדיר מס’ טלפון סלולרי, כך מפעילות הסלולר לא יחסמו אתכם ולקוחות יוכלו להשיב לכם בהודעה

לעיתים יש לבצע מספר פעולות בחשבון ה Gmail על מנת לאפשר שליחת דואר באמצעותו.

במידה והגדרתם את חשבון ה Gmail בהגדרות הדואר ב”עסק שלי” ולאחר נסיון שליחת מייל דרך המערכת קיבלתם התראה על שליחה שנכשלה יש להמשיך לפי השלבים הבאים:

1. יש להיכנס לקישור שקיבלתם בהודעת השגיאה ולוודא בחשבון הג’ימיל שלכם שאופציית “אפשר גישה לאפליקציות פחות בטוחות ” על מצב פעיל. יש לשים לב שאתם אכן נמצאים בתיבת המייל הרלוונטית(במחשבים שמוגדר יותר מחשב. 
הפעלת גישה לאפליקציות פחות בטוחות ניתן למצוא בקישור הבא בחלק התחתון של המסך:
https://myaccount.google.com/u/0/security#connectedapps
או כאן
https://myaccount.google.com/u/5/lesssecureapps?pageId=none

2. במידה וחשבון המייל שלך שייך לחברה ואינך החשבון ה”מנהל “לא תוכל להפעיל אופציה זו. על כן יש לפנות לחשבון ה”מנהל” ודרכו להפעיל גישה לאפליקציות פחות בטוחות

במידה וקיבלתם התראה ששליחת המייל נוטרלה במערכת – יש לבטל זאת בקישור שבהתראה ואז נסו שליחת מייל דרך המערכת  במידה וקיבלתם התראה על שליחה שנכשלה יש להמשיך לשלב הבא

3. במידה ולחשבון מוגדר אימות דו שלבי, יש לנטרל אותו בקישור הבא –
https://myaccount.google.com/u/3/security

4. במידה ושליחת המיילים נחסמה ע”י גוגל, יש לפתוח אותה ע”י הקישור הבא וללחוץ על Continue/המשך.
https://accounts.google.com/b/0/DisplayUnlockCaptcha

במידה וקיבלתם התראה ששליחת המייל נוטרלה במערכת – יש לבטל זאת בקישור שבהתראה ואז נסו שליחת מייל דרך המערכת. במידה וקיבלתם התראה על שליחה שנכשלה יש להמשיך לשלב הבא.

5. במסך ההגדרות בכוורת יש להחליף את סוג כתובת מייל מ-gmail ל-smtp ולהשאיר את ההגדרות כמו שהן נטענות, לנסות שליחה, ולהחזיר ל-gmail

6. לעיתים אחרי מספר ניסיונות כושלים, גוגל יכבו את אפליקציות לא בטוחות בצורה אוטומטית, ואז יש לחזור על שלב ב- שוב.

7. לעיתים ג’ימייל יכתוב במסך האבטחה שהוא זיהה ניסיון שליחה וחסם אותו, בדרך כלל במייל שמודיע על זה למשתמש, יהיה קישור “that was me” שעושה מה שצריך כדי לפתוח זאת.

הכוורת שולחת חשבוניות ומיילים אוטומטיים ממייל מאובטח ומוצפן של חברת הכוורת. כאשר אתם שולחים חשבונית, המייל נשלח מהמייל שבחרתם, אבל בפועל נשלח ממייל של הכוורת.

חברות מניעת ספאם מסוימות יכולות לחשוב שהכוורת מנסה לשלוח ספאם באמצעות המייל שלכם היות והמייל לא באמת נשלח מכתובת המייל האמיתית שלכם.

יש דרך פשוטה להגיד למנועי הספאם שאתם מאשרים לכוורת לשלוח מיילים בשמכם. כדי לעשות זאת, יש צורך שתהיה לכם גישה לשליטה על כתובת הדומיין שלכם. כך שאם אתם שולטים על כתובת הדומיין ב-google, cloudflare, godaddy, internic ועוד, אתם צריכים את פרטי הגישה לשם, על מנת שתוכלו להוסיף הרשאה זו.

רצוי שמי שיעשו זאת הם נותני שירות טכניים שמתמחים בנושא, אך אין בעיה בידע מינימלי להוסיף זאת.

יש צורך להכנס לניהול הדומיין שלכם, ולחפש האם קיימת כניסה מסוג TXT שנראית כך

v=spf1 include:_spf.google.com ~all

אם לא קיימת כניסה כזו, יש להכניס רשומה חדשה מסוג TXT, בתוך הרשומה Name יש להשאיר ריק או אם המערכת לא מאפשרת זאת, להקליד @

בתוך הרשומה Value, יש להוסיף את הכתובת

v=spf1 include:_spf.kaveret.biz ~all

שימו לב!
אם כבר קיימת לכם רשומה כזו לגוגל, מיקרוסופט וכו’, לדוגמה

v=spf1 include:_spf.google.com ~all

יש להוסיף אותה בצורה הבאה ולא ליצור רשומה חדשה.

v=spf1 include:_spf.google.com include:_spf.kaveret.biz ~all