כל עסק משקיע בשיווק ובמכירות. גם העסק המצליח ביותר, גדול או קטן, לא יכול להתקיים כיום מבלי לשווק את עצמו באופן שוטף בכל ערוצי המדיה הן באופן גלוי והן באופן סמוי. חלפו עברו להם הימים שבהם יכולנו, בעלי העסקים והפרילנסרים, להסתפק בלקוחות הקבועים שלנו או בשיווק מ”פה לאוזן”. התחרות העזה בשווקים כמו גם הדינאמיות הרבה בעולם העסקי מצריכים מאיתנו, בעלי העסקים, שיווק אינטנסיבי, 24/7, כזה שעובד גם בשבילנו גם כשאנחנו ישנים. אם המציאות העסקית משתנה תדיר עבור ענקים כמו “טבע” או “אפל”, כל שכן שהיא משתנה עבור עסקים קטנים או בינוניים. עסק הקטן או הבינוני, הוא חשוף לתמורות שבשוק, אך אין לו את החוסן הפיננסי של ארגוני הענק. הנתונים מאוששים זאת:

קצת נתונים על עסקים קטנים בישראל

לפי נתונים של חברת דן אנד ברדסטריט בישראל, חברה ותיקה לניתוח פיננסי ולניהול סיכונים, מספר העסקים החדשים בישראל עלה בשנת 2016 אך גם מספר העסקים שנסגרו עלה. לפי החברה, בשנת 2016 חלה עלייה של כ-4% בפתיחת עסקים חדשים, אך גם עלייה של 2.35% בעסקים שנסגרו לעומת התקופה המקבילה אשתקד.

תוכנת CRM – מסייע לבעלי עסקים קטנים לנהל ולשרוד בשוק תחרותי

לפי נתונים של דן אנד ברדסטריט, 30% מהעסקים בישראל נסגרים לאחר שנתיים ו-68% מהם הם עסקים ללא עובדים, כלומר עסקים קטנים או פרילנסרים. עסקים וחברות נסגרים לא משום שאין צורך בשירותים או במוצרים שלהם, אלא משום שהם אינם מנוהלים נכון: בעל העסק לא מצליח לנהל את המשימות השוטפות וגם להיות עירני לרווחיות של העסק ושל הצעדים השיווקיים שהוא או היא נוקטים. תוכנת CRM עוזרת לבעל העסק גם אם הוא קטן לנהל את העסק מהיום הראשון, לשלוט בכל המשימות והחשוב ביותר לנוע לכיוון רווחיות ולהפסיק פעילויות לא רווחיות, כדי שלא להגיע לסגירת העסק.

זוהי למעשה הסיבה המרכזית שבעטיה עסק קטן, אפילו פרילנסר, זקוק לתוכנת CRM. תוכנת CRM  נותנת לבעל העסק הקטן ולפרילנסר כלים שימושיים כדי לנהל את העסק: קרי, לעקוב אחר השיווק והמכירות, לדעת בכל מצב נתון את מצב העסק מצליח או כושל ולהתנהג בהתאם. במאמר זה אמנה 10 סיבות נפוצות לצורך של כל עסק בתוכנת CRM

העסק נולד ממומחיות ולאו דווקא מיכולת ניהול

רוב העסקים נולדו ממומחיות כלשהי, בדרך כלל של בעל העסק. גם סטף ורטהיימר, התעשיין המיליארדר, הקים את “ישקר” כעסק לעיבוד שבבי שבו עבד. בדרך כלל, עסק נולד באופן הבא. בעל העסק הוא מומחה מקצועי בתחום כלשהו, החל מצילום וכלה בייצור או אינסטלציה. הוא מפתח את המומחיות שלו, רוצה להתפרנס ממנה, לפעמים לא יכול להיות שכיר בה, ואז הוא מקים עסק ומגדיל אותו. המוניטין של העסק נבנה על הידע ועל המקצועיות של בעל העסק. קשה מאוד להתפתח מקצועית ולתת שירות טוב וגם לנהל בו-זמנית. מבחינה זו, משחררת תוכנת CRM, בהנחה שהיא מערכת אפקטיבית המותאמת לצורכי העסק או הפרילנסר, ממשימות ניהול זמן, ניהול משימות, ניהול עובדים, התחשבנות עם ספקים ובדיקת רווחיות של שווק ומכירות.

ניהול זה מקצוע

הקשה ביותר לבעל העסק הוא תחום הניהול. כדי לדעת לנהל, צריך כישורים מיוחדים, ראייה רוחבית, אומץ, צריך יציבות נפשית, תקשורת טובה עם אנשים. אלה הם כישורים יקרי-ערך, שרבים הם בעלי העסקים או אנשי המקצוע שאין להם אותם תוכנת ה- CRM מאפשרת גם למי ששריר הניהול חלש אצלו, לנהל את העסק בצורה סבירה. גם אם הוא רוכש שירותים של שיווק ומכירות, תוכנת ה-CRM  מאפשרת לו לנהל את ספקי השיווק והמכירות מבלי שיהיו תחת ניהולו השוטף של העסק. תוכנת CRM ממכנת תהליכי ניהול רבים ומאפשרת לבעל עסק חופש לעסוק במה שהוא יודע לעשות בצורה הטובה ביותר.

בעל העסק הוא להטוטן

ניהול עסק דורש מבעל העסק או הפרילנסר תחומים רבים, פרט לתחום המומחיות המקצועית הספציפי  שלו, והנה הם: שיווק ומכירות, שירות, פיתוח עסקי, הנהלת חשבונות וחשבות, רגולציה, קשר עם הרשויות, ניהול דילמות משפטיות, יבוא וסחר בין-לאומי. בכל אלה, קשה לשמור על הראייה הרוחבית, או שמא האובייקטיביות כדי לנהל את העסק תוכנת ה-CRM  נותנת לו את האובייקטיביות הדרושה לניהול עסק: את היכולות לבחון את המספרים ואת התוצאות.  בעל העסק או הפרילנסר יכול לשבת מול מחשב מבלי להוציא אנרגיה מיותרת ולבחון האם מאמצי השיווק שלו עלו יפה, ואם כן, בכמה ? מהו המצב האמיתי שלו מבחינת הלקוחות ? לעתים, לאחר שיחה לא נעימה עם לקוח נדמה לנו שעולמנו חרב עלינו. בדיוק לשם כך נועדה תוכנת ה-CRM. כבעל עסק שיש לו CRM, אני יכול לבחון את כמות ההזמנות שיש לי בצינור, את התשלומים שעתידים להגיע לעסק, את כמות הלידים ביחס ללקוחות ולקבל תמונה אובייקטיבית ונכונה על מצב העסק.

ניהול השיווק והמכירות

תוכנות ה-CRM  העכשוויות, בניגוד לתוכנות ה- CRM המסורתיות, הן מוטות שיווק ומכירות. יותר מאשר פעם, תוכנת CRM  מנהלת באמת את כל הקשרים עם הלקוח, לרבות הקשר הקריטי ביותר של שיווק ומכירות. כל בעל עסק זקוק לתוכנתCRM  כדי שיוכל לנהל תחת קורת גג אחת את כל מאמצי השיווק והמכירות שלו. ככל שהעסק מתמקד בליבה שלו ומעסיק קבלנים חיצוניים, כך הצורך בניהול מרוכז של בעל העסק הוא קריטי יותר. לדוגמה: עסק למכירת מוצרים חד-פעמיים מפרסם את עצמו ברשת הפייסבוק, בגוגל, באתר מכירות וביו-טיוב. ללא מערכת ה-CRM, הולך בעל העסק לאיבוד בין נבכי מערכות המכירה השונות. לא רק שערוצי המכירה שונים, גם אופן המכירה בכל ערוץ שונה: בחלקם התקשורת היא דיגיטלית, בחלקם ורבלית. רק באמצעות מערכת CRM, ניתן להשוות בין המאמצים לפירותיהם במידה שקולה. על דרך השלילה: ללא מערכת ה-CRM, חש בעל העסק כי הוא מוצף בידע, קשה לו להבחין מהו המידע הרלוונטי ומהו מידע לא חשוב, והחשוב מכל: הוא לא יכול לבחון באופן אובייקטיבי את ההחזר על ההשקעה של ובשיווק ובמכירות. רק מערכת CRM  יכולה לעשות לו סדר בכאוס הזה.

הפיכת לידים למכירות

אחד היעדים המרכזיים של תוכנתCRM  אם לא היעד המרכזי שלה הוא להפוך את הלידים, את יצירת הקשר הראשוני ללקוחות. כיום, ללא תוכנת CRM, קשה מאוד לשלוט בכמות הלידים. לעתים הלידים זורמים וזורמים, אבל הם לא מניבים לקוחות. אי אפשר לדעת מדוע זה קורה ללא ניתוח כמותי ופילוח איכותי של הלידים. את כל אלה עושה תוכנת CRM בזמן אמת: מפלחת לידים, מנתחת אותם, ובודקת את אופן ההמרה שלהם ללקוחות. באמצעות תוכנת ה-CRM  גם ניתן לנהל את הלידים ולא לאפשר ללידים ליפול בין הכיסאות, מה שקורה כשהתהליך אינו ממוכן.