בסוף היום עסקה נסגרה, ואף אחד לא שלח ללקוח את מה שהובטח לו בשיחה. לא כי הנציג לא רצה, אלא כי אחריה היו עוד שלוש שיחות, ומישהו היה צריך לזכור.
ברוב המוקדים שאנחנו נכנסים אליהם, החלק הכי שביר בתהליך הוא לא הטכנולוגיה. הוא הזיכרון האנושי. במדריך הזה נסביר מה הן אוטומציות במערכת CRM, אילו חמש אוטומציות שוות כמעט לכל צוות, איך מגדירים אותן בכוורת בשלושה צעדים בלי מתכנת, ואילו טעויות כדאי להימנע מהן.
מה זו אוטומציה במערכת CRM?
אוטומציה היא חוקיות שמגדירים פעם אחת, והמערכת מבצעת אותה לבד בכל פעם שהתנאים מתקיימים. אין בזה שום דבר מסתורי, וגם לא צריך ידע בתכנות. כל אוטומציה בנויה משלושה חלקים: מתי היא מופעלת, באילו מקרים, ומה היא עושה.
דוגמה פשוטה: כשנכנס ליד חדש מקמפיין, אם הוא שייך לאזור של צוות הצפון, אז נפתחת משימה לנציג הפנוי באותו צוות ונשלחת ללקוח הודעת אישור שקיבלנו את הפנייה.
ההבדל בין מערכת שמנהלת את העבודה לבין מערכת שרק מתעדת אותה עובר בדיוק כאן. בלי אוטומציות, ה-CRM הוא ארכיון מסודר של מה שכבר קרה. עם אוטומציות, הוא שותף פעיל בתהליך.
מה אוטומציה חוסכת בפועל
מנהלים שואלים אותנו מה התועלת המדידה. אלה הדברים שחוזרים בכל מוקד:
- זמן תגובה קצר יותר. ליד שמקבל מענה תוך דקות נמצא במקום אחר לגמרי מליד שמקבל טלפון למחרת.
- פחות דברים שנופלים בין הכיסאות. המערכת לא שוכחת לחזור ללקוח, גם ביום עמוס וגם כשנציג בחופשה.
- אחידות בתהליך. כל ליד עובר את אותם שלבים, בלי תלות במי שקיבל אותו.
- פחות הקלדה ידנית. עדכוני סטטוס, פתיחת משימות ושליחת הודעות קורים ברקע.
- תיעוד מלא. כל פעולה אוטומטית נרשמת בכרטיס הלקוח, כך שתמיד ברור מה נשלח ומתי.
השורה התחתונה היא לא "לחסוך עובד". היא לפנות את הצוות לעבודה שבאמת דורשת אדם, ולהשאיר למערכת את מה שלא.
חמש אוטומציות ששוות כמעט לכל צוות
אלה האוטומציות שאנחנו ממליצים להתחיל מהן. הן מכסות את רוב הנקודות שבהן לידים ולקוחות נעלמים.
- מענה ראשוני מיידי לליד חדש. ברגע שנכנסת פנייה מהאתר, מדף נחיתה או מקמפיין, הלקוח מקבל מייל או הודעת וואטסאפ שמאשרת שקיבלתם אותה ומתי תחזרו אליו.
- הקצאה אוטומטית של הליד לנציג הנכון. לפי אזור, ענף, מקור הפנייה או תורנות בצוות. יחד עם זה נפתחת משימה עם מועד יעד, כך שאף ליד לא נשאר בלי בעלים.
- תזכורת על ליד שלא נגעו בו. אם עברו יומיים ולא בוצעה שום פעולה בכרטיס, נפתחת תזכורת לנציג, ואם עברו עוד יומיים, מתקבלת התראה אצל ראש הצוות.
- מעקב אחרי הצעת מחיר. הצעה שנשלחה ולא נענתה תוך שלושה ימים מייצרת אוטומטית משימת מעקב. זו האוטומציה שמחזירה הכי הרבה כסף לעסקים שראינו.
- מה שקורה אחרי הסגירה. עסקה שעברה לסטטוס "נסגר" יכולה לפתוח לבד משימת הטמעה, לשלוח מייל פרטים ללקוח, ולתזמן תזכורת חידוש לפני שהמנוי מסתיים.
איך בונים אוטומציה בכוורת בשלושה צעדים
ההגדרה נעשית דרך ממשק של בחירה מתוך רשימות, בלי כתיבת קוד ובלי לערב מתכנת.
- צעד ראשון, בוחרים את הטריגר. מה האירוע שמפעיל את האוטומציה: ליד חדש שנכנס, שינוי סטטוס, סגירת עסקה, פתיחת פנייה או חלוף זמן מוגדר.
- צעד שני, מוסיפים תנאים. כאן ממקדים את האוטומציה רק למקרים שרלוונטיים: מקור הפנייה, סוג הלקוח, גודל העסקה, הצוות המטפל.
- צעד שלישי, מגדירים את הפעולה. שליחת מייל או הודעה, פתיחת משימה, עדכון שדה, שינוי סטטוס או התראה למנהל. אפשר גם לשרשר כמה פעולות לאותו טריגר.
עצה מהשטח: מתחילים מאוטומציה אחת, מריצים אותה שבוע, ורק אז מוסיפים את הבאה. צוות שמפעיל שתים עשרה אוטומציות ביום אחד לא ידע איזו מהן עשתה מה.
איך זה נראה בפועל
ניקח מוקד מכירות של עשרה נציגים. לפני האוטומציות, ליד שנכנס בשבת בערב יושב בתיבת מייל עד יום ראשון בבוקר. מישהו מעביר אותו לנציג, הנציג רושם לעצמו לחזור, ואם היום נהיה עמוס, החזרה קורית ביום שלישי או לא קורית בכלל.
אחרי האוטומציות, אותו ליד מקבל הודעת אישור תוך דקה, נכנס לכרטיס עם נציג משויך ומשימה פתוחה לבוקר ראשון, ואם אף אחד לא נגע בו עד יום שני בצהריים, ראש הצוות רואה את זה על המסך שלו.
אף אחד לא עבד קשה יותר. פשוט הפסיקו לסמוך על כך שמישהו יזכור.
שלוש טעויות נפוצות באוטומציות
- אוטומציה של תהליך שבור. אם תהליך המכירה לא ברור לצוות, אוטומציה רק תגרום לבלגן לקרות מהר יותר. קודם מסכימים על השלבים, אחר כך מכניסים אותם למערכת.
- יותר מדי הודעות ללקוח. שלוש הודעות אוטומטיות באותו יום נראות ללקוח כמו ספאם ולא כמו שירות. כדאי לספור כמה מסרים לקוח מקבל לאורך התהליך המלא.
- אוטומציה בלי אחראי. לכל אוטומציה צריך להיות בן אדם אחד שיודע למה היא קיימת ובודק פעם ברבעון שהיא עדיין נכונה. אחרת מגלים אחרי חצי שנה שנשלחות תזכורות על מבצע שהסתיים.
מאיפה הנתונים נכנסים, ואיך רואים את התוצאה
אוטומציה שווה בדיוק כמו המידע שמפעיל אותה. לכן שווה לוודא שהלידים נכנסים למערכת לבד, מטפסים באתר, מדפי נחיתה ומקמפיינים בפייסבוק ובגוגל, ולא בהקלדה ידנית. חיבור הלידים הזה זמין לכל לקוח של הכוורת ללא עלות נוספת.
אחרי שהאוטומציות רצות, המקום לראות אם הן עובדות הוא הדאשבורד. הרחבנו על זה במדריך דאשבורד ב-CRM: איך רואים את כל העסק במסך אחד. ומי שרוצה לחבר אוטומציות למערכות נוספות שיש בעסק יכול לעשות את זה דרך ה-API, כפי שהסברנו במדריך API בכוורת: איך לחבר את המערכת לכל הכלים שלכם.
שאלות נפוצות על אוטומציות ב-CRM
צריך ידע טכני כדי להגדיר אוטומציה?
לא. ההגדרה נעשית דרך בחירה מתוך רשימות של טריגרים, תנאים ופעולות. מנהל מוקד או מנהלת תפעול מגדירים אותה לבד, ואם צריך, צוות התמיכה מלווה בהגדרה הראשונה.
כמה אוטומציות אפשר להפעיל במקביל?
אין מגבלה מעשית. השאלה היא לא כמה אפשר אלא כמה כדאי. רוב הצוותים מגיעים לתמונה טובה עם חמש עד עשר אוטומציות שרצות ברקע.
אפשר לשלוח הודעת וואטסאפ אוטומטית ללקוח?
כן. אפשר להגדיר שליחה אוטומטית של מייל או הודעה בערוץ שהלקוח פנה דרכו, כחלק מהניהול האומני-צ'אנל של הפניות במערכת.
מה קורה אם רוצים לעצור אוטומציה?
אפשר לכבות או לערוך כל אוטומציה בכל רגע, בלי להשפיע על הנתונים שכבר נרשמו. פעולות שכבר בוצעו נשארות מתועדות בכרטיס הלקוח.
מאיזה גודל צוות זה מתחיל להשתלם?
מצוות של חמישה נציגים ומעלה ההשפעה מורגשת כמעט מיד, כי שם כבר יש מספיק פניות ביום שבהן תלות בזיכרון אנושי מתחילה לעלות כסף.
רוצים לראות אילו אוטומציות מתאימות לעסק שלכם?
הכוורת היא מערכת CRM ישראלית שפותחה כאן בבית, עם תמיכה אנושית בעברית ויכולת התאמה אישית לכל עסק. יותר מ-1,000 עסקים כבר מנהלים איתה לידים, מכירות, לקוחות ושירות במקום אחד.
אם אתם מנהלים צוות של חמישה נציגים ומעלה, ומזהים שיותר מדי שלבים בתהליך שלכם תלויים בכך שמישהו יזכור, נשמח לעבור איתכם על התהליך ולהראות איפה אוטומציה תעשה את ההבדל.





