בכל בוקר, לפני הקפה, אתם רוצים לדעת שלושה דברים: כמה לידים חדשים נכנסו אתמול, איפה עומדות המכירות מול היעד, ומה מחכה לצוות היום. אם כדי לענות על זה צריך לפתוח ארבעה מסכים, להוציא דוח ולפתוח אקסל בצד, אתם לא באמת מנהלים לפי נתונים. אתם אוספים אותם.
דאשבורד טוב עושה בדיוק את ההפך: מסך אחד, בזמן אמת, שמציג את התמונה המלאה של העסק. במדריך הזה נסביר מה זה דאשבורד במערכת CRM, אילו מדדים כדאי שיהיו בו, איך בונים אותו בכוורת בשלושה צעדים בלי מתכנת, ואילו טעויות כדאי להימנע מהן.
מה זה דאשבורד במערכת CRM?
דאשבורד הוא מסך ניהול שמציג בזמן אמת את המדדים החשובים לעסק שלכם. במקום לחפש את המספרים בכל פינה במערכת, הם פשוט מולכם: לידים, לקוחות, מכירות, פגישות, פניות שירות וכל נתון אחר שתועד במערכת.
ההבדל בין דאשבורד לדוח הוא הבדל של קצב. דוח מספר לכם מה קרה אחרי שזה כבר קרה. דאשבורד מראה לכם מה קורה עכשיו, בזמן שעוד אפשר להשפיע על התוצאה.
והכי חשוב, הדאשבורד בכוורת הוא בהתאמה אישית מלאה. אתם בוחרים מה להציג, איך ולמי. כל מנהל וכל צוות מקבלים בדיוק את התמונה שרלוונטית להם, בלי רעש מיותר.
מה אפשר לראות בדאשבורד אחד?
דאשבורד טוב עונה במבט אחד על השאלות שבאמת מעניינות אתכם:
- מעקב לידים: כמה לידים חדשים נכנסו, מאיזה מקור ובאיזה סטטוס הם נמצאים.
- ניהול מכירות: מכירות החודש, עסקאות פתוחות והתקדמות מול היעדים.
- ניהול לקוחות: לקוחות פעילים, חידושים שמתקרבים ולקוחות שלא נגעו בהם יותר מדי זמן.
- פגישות ומשימות שממתינות לטיפול היום והשבוע.
- פניות שירות פתוחות וזמני הטיפול בהן.
- כל מדד אחר שחשוב לכם, אתם מגדירים אותו.
חמישה מדדים שכדאי שיהיו בדאשבורד של כל מוקד
אם אתם מנהלים צוות מכירות או שירות, אלה המדדים שמשנים התנהגות ולא רק מספרים שנעים להסתכל עליהם:
- לידים חדשים לפי מקור. בלי זה אתם משקיעים תקציב פרסום באפלה ולא יודעים איזה ערוץ באמת מביא עסקאות.
- זמן תגובה לליד ראשון. המדד שהכי משפיע על אחוזי הסגירה ושהכי קל לתקן. אם ליד מחכה יום, כבר דיברו איתו במקום אחר.
- המרה משלב לשלב. איפה בדיוק נתקעות העסקאות בדרך לסגירה. שם נמצא הכסף שדולף.
- מכירות מול יעד חודשי. ברמת הצוות וברמת הנציג, כדי שאף אחד לא יגלה בסוף החודש שהוא רחוק מהיעד.
- פניות שירות פתוחות מעבר לזמן שהגדרתם. מדד אחד שחוסך לקוחות עצבניים ומונע נטישה.
הכלל פשוט: אם מדד לא גורם למישהו לעשות משהו אחרת מחר בבוקר, הוא לא צריך להיות על המסך.
איך בונים דאשבורד בכוורת? שלושה צעדים
היתרון הגדול הוא שלא צריך מתכנת בשביל זה. בונים דאשבורד בכמה צעדים פשוטים:
1. פילוח וסינון נתונים. מתחילים בבחירת המידע שרוצים לראות. לדוגמה: לידים חדשים, מכירות החודש או פגישות השבוע. אתם מסננים בדיוק את מה שרלוונטי.
2. בחירת תצוגה. כל סינון אפשר להציג בצורה שהכי מתאימה לו:
- קוביה (מדד יחיד): מספר אחד גדול וברור, להצגה כמותית מהירה.
- טבלה: להצגת פרטים מורחבים לפי הצורך.
3. עיצוב המדדים. בוחרים צבעים, סדר ומיקום, כך שהדאשבורד יהיה נוח, ברור ונעים לעין, ומותאם לדרך שבה אתם עובדים.
אפשר גם להגדיר את הדאשבורד כמסך הבית, כך שהוא הדבר הראשון שכל אחד רואה כשהוא נכנס למערכת. יש לנו סרטון הדרכה מלא על בניית דאשבורדים באוניברסיטת הכוורת.
דאשבורד לכל תפקיד בארגון
היופי בהתאמה האישית הוא שכל אחד מקבל את הדאשבורד שלו:
- מנהל המכירות רואה לידים, יעדים והתקדמות הצוות.
- ראש הצוות רואה את הנציגים שלו ואת מה שדורש התערבות היום.
- מנהל השירות רואה פניות פתוחות וזמני מענה.
- המנכ"ל או בעל העסק מקבל מבט על על המספרים הגדולים של כל המחלקות.
כך כל אחד מתמקד במה שרלוונטי לתפקיד שלו, מתוך אותה מערכת אחת, ובלי לחכות שמישהו יכין לו דוח.
איך זה נראה בפועל
ניקח מוקד מכירות של עשרה נציגים. לפני הדאשבורד, ישיבת הבוקר מתחילה בשאלה "מה היה אתמול?" ואחריה עשרים דקות של חיפוש מספרים, בדרך כלל מתוך אקסל שמישהו עדכן ידנית.
עם דאשבורד, המסך כבר פתוח: כמה לידים נכנסו ומאיזה קמפיין, כמה מהם עדיין לא נענו, מי מהנציגים חורג בזמן התגובה ואיפה עומד היעד החודשי. הישיבה מתחילה מהשאלה הנכונה, "מה עושים היום", ונגמרת בעשר דקות.
זה ההבדל האמיתי. לא עוד תצוגה יפה, אלא החלטות שמתקבלות מוקדם יותר ועל בסיס נתונים אמיתיים.
שלוש טעויות נפוצות בבניית דאשבורד
- יותר מדי מדדים על מסך אחד. כשהכל חשוב, שום דבר לא בולט. עדיף להתחיל בחמישה מדדים ולהוסיף בהדרגה.
- מדדים שרק נעים לראות. מספר הלידים המצטבר מתחילת השנה נראה מרשים, אבל הוא לא אומר לאף אחד מה לעשות מחר.
- מדד בלי אחראי. לכל מספר על המסך צריך להיות בן אדם אחד שאחראי עליו. אחרת אף אחד לא יזיז אותו.
כשהנתונים נכנסים לבד: דאשבורד, אוטומציות ו-API
דאשבורד שווה בדיוק כמו הנתונים שמזינים אותו. לכן שווה לוודא שהמידע נכנס למערכת אוטומטית ולא בהקלדה ידנית: טפסים מהאתר, קמפיינים בפייסבוק ובגוגל, דפי נחיתה ומערכות חיצוניות. חיבור הלידים הזה זמין לכל לקוח של הכוורת ללא עלות נוספת.
ומי שרוצה להוציא את הנתונים גם החוצה, לכלי BI או לגיליון משותף, יכול לעשות את זה דרך ה-API של המערכת. הרחבנו על זה במדריך API בכוורת: איך לחבר את המערכת לכל הכלים שלכם.
שאלות נפוצות על דאשבורד ב-CRM
מה ההבדל בין דאשבורד לדוח?
דוח מסכם תקופה שהסתיימה, ובדרך כלל מפיקים אותו ביוזמה. דאשבורד מוצג כל הזמן ומתעדכן בזמן אמת, כך שאפשר להגיב תוך כדי ולא בדיעבד.
האם צריך ידע טכני כדי לבנות דאשבורד?
לא. הדאשבורד בכוורת נבנה דרך ממשק פשוט של סינון ובחירת תצוגה, בלי כתיבת קוד ובלי מעורבות של מתכנת.
האם אפשר ליצור כמה דאשבורדים שונים?
כן. אפשר להגדיר דאשבורד נפרד לכל צוות, מחלקה או תפקיד, כך שכל אחד רואה בדיוק את הנתונים שחשובים לו.
האם כל משתמש רואה את כל הנתונים?
לא בהכרח. התצוגה כפופה להרשאות שהגדרתם במערכת, כך שנציג יראה את הנתונים שלו ומנהל יראה את התמונה הרחבה.
האם הנתונים מתעדכנים בזמן אמת?
כן. הדאשבורד משקף את המידע כפי שהוא במערכת ברגע נתון, כך שאתם תמיד עובדים על נתונים עדכניים.
אילו נתונים אפשר להציג בדאשבורד?
כל נתון שתועד במערכת: לידים, לקוחות, מכירות, פגישות, משימות, פניות שירות ועוד. אתם בוחרים אילו מדדים להציג ובאיזו צורה.
רוצים דאשבורד שמתאים בדיוק לעסק שלכם?
הכוורת היא מערכת CRM ישראלית שפותחה כאן בבית, עם תמיכה אנושית בעברית ויכולת התאמה אישית לכל עסק. יותר מ-1,000 עסקים כבר מנהלים איתה לידים, מכירות, לקוחות ושירות במקום אחד.
אם אתם מנהלים צוות של חמישה נציגים ומעלה ורוצים לראות את כל התמונה במסך אחד, נשמח להראות לכם איך דאשבורד חכם נראה אצלכם בעסק.






